5 november 2020

Acht zaken waaraan je jouw kostbare tijd verspilt

Hoe vaak spring je van één activiteit naar de andere? Vraag je je aan het einde van de werkdag ook wel eens af wat je nu daadwerkelijk hebt bereikt? Als je bent zoals de meeste mensen, word je dagelijks gebombardeerd met talloze e-mails, telefoontjes en onderbrekingen. 

We zijn vandaag de dag namelijk ongelooflijk toegankelijk. Dus het is geen wonder dat we massaal gebrek hebben aan concentratie, focus en dat we ons vaak beseffen dat we weer niet echt productief en effectief gewerkt hebben. Zonde, want juist dat is de weg naar het behalen van jouw doelen en successen.

Wist je dat het na een onderbreking gemiddeld 25 minuten duurt om weer aan de slag te gaan in ‘deep focus’, en dan wordt de tijd die je aan die afleiding besteed nog niet meegerekend!

Focus is alles en om je te helpen om minder afgeleid te zijn heb ik een overzicht gemaakt van de 8 dingen die ik de afgelopen jaren heb aangepakt om met focus te kunnen werken aan mijn doelen:

1. Push notifications 

Hoe vaak ben je niet aan het werk als die vervelende pop-ups en geluidjes je komen waarschuwen voor nieuwe berichten? En wat gebeurt er dan? Je gaat niet alleen de nieuwe meldingen bekijken, maar ook de anderen die in de inbox zitten. En voor je het weet ben je alweer een half uur van je kostbare tijd kwijt aan berichten die helemaal geen prioriteit waren.

Schakel ze daarom gewoon uit als je gaat werken en je zult zien dat dit een eerste grote stap is in de richting van een geconcentreerde en productieve werkdag. Je kan ook gewoon jouw toestellen in vliegtuigmodus zetten.

2. De prioriteiten van anderen

Je inbox vertegenwoordigt de prioriteiten van andere mensen en mag nooit worden behandeld als een takenlijst. Hetzelfde geldt voor je telefoon die overgaat en je WhatsApp-meldingen. Als je de hele dag reageert op aandacht prikkels van anderen, kom je nooit in de flow. Specificeer en plan de tijd waarop je beschikbaar bent voor onderbrekingen of verzoeken en hou jezelf aan deze afspraken.

3. Lange termijn verplichtingen

Je kunt je tijd maar 1x besteden en vaak kijken we niet ver genoeg vooruit om te beseffen welke verplichtingen onze huidige keuzes in de toekomst inhouden. Overweeg daarom alles goed voordat je je vastlegt, zodat je er later geen spijt van krijgt.

Denk twee stappen vooruit en volg dit proces voor al je verplichtingen. Houd voor elke meeting en voor iedere beslissing rekening met de hersenruimte die je ervoor en erna verliest, plus de alternatieve kosten van dat uur. Geloof me dat is een eye-opener.

4. Taken die anderen kunnen doen

Managers leiden de mensen voor wie ze zorgen langs een leercurve totdat ze zelfverzekerd en met succes verantwoordelijkheden kunnen dragen. In de vroege stadia van de leercurve is het verleidelijk om de tijd die het kost om iemand iets te leren, te vergelijken met de (veel kortere) tijd waarin je het zelf zou kunnen doen.

Dit kortetermijndenken alleen, ziet het grotere plaatje over het hoofd. Het doel is namelijk om te trainen zodat je deze mensen kunt vertrouwen om zelfstandig te werken en beslissingen te nemen. Dit scheelt jou op de lange termijn heel veel tijd en energie. Steek daarom je energie in bijscholing en coaching en wees duidelijk over je verwachtingen. Het uitvoeren van andermans taken betekent dat jij je niet kunt concentreren op die dingen die alleen jij kunt doen. Kijk waar je vandaag nog routine taken uit handen kan geven.

5. Zaken twee (of meer) keer uitleggen

Als er iets is dat veel tijd en vooral ook veel energie kost dan is het wel dingen twee (of meer) keer moeten uitleggen. Maar leg daarvan niet altijd de schuld bij een ander. Stel jezelf voorafgaand aan jouw briefing eens de vraag: welke boodschap wil ik overbrengen, welke vragen kan dit opleveren en wat zijn mijn verwachtingen bij deze uitleg? En vraag mensen om notities te maken. Mensen die nooit notities maken, maken onvermijdelijk fouten. Niet goed luisteren en geen instructies opschrijven leidt tot het missen van details die de eerste keer hadden kunnen worden opgemerkt.

Train anderen in deze methode en volg het zelf. Studies wijzen ook uit dat wanneer je zaken opschrijft, al is het maar één keer, en je herleest het nooit, je toch beter de zaken onthoudt.

6. Sociale media tijd

Wist je dat we gemiddeld genomen 80x per dag onze telefoon unlocken? En dat de helft hiervan besteedt wordt aan social media gebruik? Social-mediaplatforms hebben maar één doel en dat is om mensen zo lang mogelijk “engaged” te houden. Gebruik deze daarom slim en bedenk je daarom goed dat overmatige social media consumptie killing kan zijn voor het bereiken van je doelen.

Verander de balans van consumeren naar produceren en wordt waardevol voor anderen. Schrijf, creëer, produceer, film en publiceer in plaats van te scrollen, controleren en klikken. Je nieuwsfeed is niet belangrijk. Geloof me, het kan wachten. Tip dat ik je meegeef is om het eerste en laatst uur van de dag geen smartphone of internet aan te zetten. Anders train je je hersenen om reactief te zijn in plaats van je eigen realiteit te creëren en creatief te zijn. 

7. Niet inplannen van je werktijd

Plan gerichte werktijd en zet deze in je agenda. Plan tijd in om vanuit huis te werken, op een andere locatie zonder afleiding, of gewoon om te laten zien dat je bezet bent en niet beschikbaar voor meetings en vergaderingen. Ik ken mensen die er de voorkeur aan geven te gaat werken in een lokaal restaurant met een goede wifi. Op die manier is er stukken minder afleiding. De sleutel om dit te laten werken, is echt die tijd te besteden aan de taak die je hebt geïdentificeerd om aan te werken op dat moment. 

8. Het niet-essentiële doen

Denk bij het opstellen van een takenlijst of het plannen van je dag aan alles wat je gaat doen als ‘essentieel’ en ‘niet-essentieel’. Of ‘grote dingen’ en ‘kleine dingen’. De specifieke labels doen er niet toe. Zolang er maar een manier is om te categoriseren welke acties bijdragen aan jouw succes en welke acties niet belangrijk zijn, niet hoeven te gebeuren of door iemand anders kunnen worden gedaan. Het doel is niet om druk te zijn, het doel is om effectief te zijn. Ruim het niet-essentiële op en maak beter gebruik van de beschikbare tijd.

Met deze punten kun je dus voor jezelf een prachtig meesterplan opstellen. Creëer een visie en werk met focus en efficiëntie aan het realiseren hiervan. Misschien ken je de uitspraak: “successful people work smart instead of hard”.  Ontdek wat jouw tijd steelt en maak een plan om dit te voorkomen. Succes ga je niet vinden, dat moet je zelf creëren.

Wil je dieper ingaan op deze en andere tools voor meer Focus en Productiviteit? Kijk snel op onze event pagina en schrijf je in voor onze trainingen.

 

BE PART OF THE PRIDE

Ontvang wekelijkse coachingtips van Yasmin

Ontvang als eerste inspirerende verhalen en handige tips rechtstreeks in je mailbox!

Kies alle manieren waarop je wilt horen van WeAreLions:

Je kunt je op elk moment afmelden door te klikken op de link in de voettekst van onze e-mails. Bekijk ons privacybeleid.

We gebruiken MailChimp als ons marketingplatform. Door hierboven te klikken om je te abonneren, erken je dat je informatie wordt overgebracht naar MailChimp voor verwerking. Lees de privacypraktijken van MailChimp.